コピー機など継続的なメンテナンスが必要な機器は購入やリースだけではなく、保守契約を結ぶのが一般的です。しかし、使用頻度が低い機器や壊れたら買い替えようと思っている機器まで保守契約してしまうと無駄なコストを支出していることになります。今回は単発で修理やメンテナンスを依頼するスポット保守について解説します。
スポット保守とは?
スポット保守とは、保守契約を結ばず利用者が必要としたタイミングで提供する保守サービスのことで、パーコール保守やオンコール保守とも言います。
スポット保守を提供する会社によってはパーコール保守やオンコール保守の名称を用いていることもありますが、同じサービスと考えてよいでしょう。
そもそも保守契約とは、製品やサービスの保守・修理・メンテナンスなどのサービスを提供する契約です。契約の主な内容は定期メンテナンスや点検サービスで、機器が正常に機能するかどうかチェックするというものです。
リース契約で導入されやすい事務機器、特にコピー機などで結ばれることが多い契約方法です。契約を結んだ顧客は本体機器のメンテナンスはもとより、必要に応じてソフトウェアのアップデートや部品交換といった機器の補修に加えてトラブル発生時の対応といったサービスが何度でも無料で受けられます。
顧客はサービスの提供と引き換えに毎月決まった契約金を支払わなければなりません。一方、スポット保守契約の場合はサービスが必要となった段階で新たに業者と契約を結ぶため、毎月の契約料を支払う必要がありません。しかし、依頼するたびに出張代金や工事費、部品代などを負担しなければなりません。
スポット保守のメリット
スポット保守の最大のメリットは月々のコストを削減できることです。通常の年間契約の場合、トラブルが発生してもしなくても決まった契約金を支払わなければなりません。この場合の支出は固定費ですので、サービスを停止するまで固定費として支出しなければなりません。
使用頻度が低い機器を保守契約の対象としていると、使わない機器のために無駄な出費が固定化されていることになります。使用頻度が低く、壊れたら買いなおそうと思っている機器であればコストがかかる年間契約よりも壊れたときに対応を依頼するスポット保守の方が合理的に経費を削減でき、機器を維持するのに必要なコストを最小化できます。
そのつどの対応で十分な機器の代表が予備として保有している中古のコピー機です。壊れた場合に新しい機器を導入しようと決めているのに、メンテナンスに費用をかける必要はありません。予備機であれば新しい機器を導入する前のつなぎの役割ですので、わざわざコストの高い年間契約にする必要はありません。
新しい機器を購入する前に中古のコピー機が壊れてしまったら、その段階でスポット保守を依頼するとよいでしょう。また、自社の場所がメーカーのサービス対応外のエリアだった場合もスポット保守を活用します。
スポット保守のデメリット
スポット保守には固定費を削減するという大きなメリットがありますが、中長期的な目線で見ると大きな出費につながってしまったというケースもあります。ここからはスポット保守のデメリットについて詳しく解説します。
デメリットは修理に時間がかかることと1回あたりのコストが割高になることの2点です。スポット保守の場合、いつも来てくれている業者に修理を依頼するわけではないので修理を請け負ってくれる業者を探すところからスタートします。
業者を見つけたとしても、修理する業者は顧客の利用状況や機器に関する情報を完全に把握しているわけではないため、顧客が状況を詳しく説明する必要があります。
原因がわかっても、必要な部品を取り寄せるのに時間がかかるかもしれず、いつもの業者が定期的にチェックしている年間契約に比べるとどうしても対応が遅くなってしまうのです。
年間契約を結んでいる業者であれば顧客の利用状況や機器についての情報を豊富に持っているため、外部の業者よりもスムーズに対応できる可能性が高いといえます。
加えて、スポット保守の場合は来てもらうたびに出張料金がかかります。会計処理という点でも年間契約よりも煩雑になってしまうでしょう。できるだけ早く機器を復旧させたいときなどは、年間契約を結び、定期的なチェックを受けている方が上手くいきます。
たとえば、業務用コピー機などで行われるカウンター保守契約はかなり早く対応してもらえます。カウンター保守契約はコピーの使用枚数（印刷枚数）に応じた使用料を払う代わりに、トナー代や修理代が無料となる契約です。
コピー機は思った以上にさまざまなトラブルが発生する機器です。紙詰まりや印刷物に黒い線や点が入ってしまうトラブルが多いですが、他にも印刷した文字がかすれたり、パソコンから送ったデータが印刷されないといったトラブルが起こります。
これらのトラブルが発生するたびにスポット保守を頼んでいたらかなり高額になってしまいます。中長期的なコストを含めて考えるなら、スポット保守よりもトナー代や修理代が無料となる年間保守契約を結んだほうがコスト削減につながるでしょう。
まとめ
今回はコピー機などで適用されるスポット保守についてまとめました。事務用機器の年間メンテナンス費用は決して安いものではなく、トラブルが発生しなくても費用を支払わなければならないため、スポット保守でコストを削減したいところです。しかし、スポット保守を適用する機器は慎重に選ばなければなりません。コピー機のように比較的トラブルが起こりやすい機器をスポット保守にしてしまうと、かえって費用が高くなってしまいます。機器の使用頻度を考えて、年間保守契約とスポット保守のどちらを採用するか決めたほうがよいのではないでしょうか。
